Jakarta - Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Hindu Kementerian Agama RI melaksanakan kegiatan Pemusnahan Arsip Inaktif yang berlangsung di Ruang Sidang Ditjen Bimas Hindu Lantai 14, Rabu (21/5/2025).

Kegiatan ini menjadi bagian dari langkah strategis Ditjen Bimas Hindu dalam mendukung efisiensi tata kelola arsip serta percepatan menuju transformasi digital.

Kegiatan dihadiri langsung oleh Dirjen Bimas Hindu, Sekretaris, Direktur Pendidikan Hindu serta perwakilan dari Arsip Nasional RI. Turut hadir pula perwakilan dari Biro Hukum, Kerja Sama dan Luar Negeri, serta perwakilan dari Ditjen Bimas Islam, Kristen, Katolik, Pendidikan Islam, dan pegawai di lingkungan Ditjen Bimas Hindu.

Dalam laporannya, Sekretaris Ditjen Bimas Hindu, Ida Made Pidada Manuaba, menyampaikan bahwa sebanyak 5.176 nomor arsip diusulkan untuk dimusnahkan, dan 5.172 di antaranya telah dimusnahkan, sementara 4 arsip tidak disetujui karena pertimbangan tertentu. Pemusnahan ini dinilai mendesak, mengingat kondisi ruang penyimpanan yang sudah penuh, terutama di ruang Direktur Pendidikan Hindu, dengan kebutuhan rak mencapai 60 unit namun baru tersedia 10 unit. 

Lebih lanjut, ia juga menyampaikan bahwa masih terdapat arsip keuangan yang berusia hampir 10 tahun yang perlu segera dievaluasi untuk dimusnahkan. Ia juga menyoroti perlunya ruang tambahan seiring bertambahnya pegawai PPPK dan CPNS, serta pentingnya pengembangan sistem digitalisasi arsip. Kegiatan ini telah dirancang sejak September 2024 sebagai bagian dari upaya efisiensi dan penataan kearsipan.

Nengah Duija dalam sambutannya menekankan pentingnya pengelolaan arsip secara sistematis dan terintegrasi dengan kebijakan digitalisasi.

“Kita memiliki banyak arsip lama yang menyimpan nilai historis penting, seperti kwitansi pembelian tanah dan surat perjanjian di masa lalu. Kita perlu memilah mana arsip yang layak dimusnahkan dan mana yang harus dilestarikan secara permanen. Langkah digitalisasi sangat penting untuk efisiensi ruang dan kemudahan akses dokumen ke depan,” jelasnya.

Lebih lanjut, ia menegaskan bahwa transformasi digital sesuai arahan Menteri Agama harus menjadi prioritas. “Masa depan pengelolaan arsip harus berbasis digital dengan sistem penyimpanan yang rapi dan aman. Ini bukan hanya soal efisiensi, tapi juga bagian dari tata kelola birokrasi modern,” tambahnya.

Endang Radiyani dari Arsip Nasional menyampaikan apresiasi terhadap langkah Ditjen Bimas Hindu yang dinilai telah menjalankan prosedur kearsipan dengan baik dan sesuai standar nasional.

Ia menjelaskan bahwa proses pemusnahan arsip memiliki rantai panjang sejak penciptaan, penilaian, hingga pemusnahan. “Pemusnahan dilakukan bukan sembarangan. Harus melewati verifikasi ketat sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), ada berita acara, pembentukan tim, dan dilakukan secara menyeluruh agar tidak tersisa,” terangnya.

Ia juga menyoroti pentingnya pengelolaan arsip permanen, seperti arsip terkait pembinaan kelembagaan dan aset negara, yang wajib diserahkan ke Arsip Nasional. “Alih media dari dokumen fisik ke digital memang memerlukan perhatian ekstra dan anggaran memadai. Namun ini penting untuk menjamin keberlanjutan akses dan pelestarian dokumen yang bernilai tinggi,” ujarnya.

Acara dilanjutkan dengan Penyerahan Keputusan Penetapan Daftar Arsip Musnah dari Dirjen Bimas Hindu kepada Sekretaris Ditjen, diikuti dengan simbolisasi pemusnahan arsip oleh pimpinan Ditjen Bimas Hindu. Kegiatan ditutup dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan yang disaksikan oleh perwakilan Biro Hukum, Kerja Sama, dan Luar Negeri.

Pemusnahan arsip inaktif ini tidak hanya memberi ruang baru secara fisik, namun juga menjadi titik tolak penguatan sistem kearsipan berbasis digital yang lebih modern, tertata, dan akuntabel.